Transformacja cyfrowa jest dziś obecna wszędzie na świecie! I ma ona wpływ na praktycznie każdy obszar biz - w tym na dokumenty/bazę danych. Wraz z rozwojem Twojej organizacji zmieniają się również Twoje dokumenty.

Dlaczego cyfrowa transformacja ma duże znaczenie?
Transformacja cyfrowa to zdecydowanie przyszłość! Nie da się tego obejść; Twoja organizacja/przedsiębiorstwo będzie się tylko coraz bardziej cyfryzować, zwłaszcza jeśli przeniesiesz się na platformę chmury.

Cyfrowa transformacja może drastycznie zmienić Twój biznes. Może napędzać biznes i zwiększać produktywność Twoich pracowników i kolegów z zespołu.

 
Ale to nie jest coś, co może się wydarzyć z dnia na dzień, Cyfrowa transformacja wymaga czasu, aby zrobić dobrze.

To jak?
Co oznacza cyfrowa transformacja dla Twoich dokumentów/plików?
Największym czynnikiem wpływającym na cyfrową konwersję dokumentów jest dostęp do nich w dowolnym miejscu i czasie. W miarę rozwoju organizacji i dodawania pracowników i lokalizacji na całym świecie, potrzebny jest sposób i odpowiednia metoda, aby mogły one pracować razem nad dokumentami i niezbędnymi bazami danych.

I nie oznacza to tylko skanowania papierowych dokumentów w postaci dokumentów cyfrowych. Oznacza to posiadanie odpowiedniego planu przechowywania dokumentów i udostępniania ich każdemu, kto ich potrzebuje, kiedy tylko tego potrzebuje!

Cyfrowa transformacja oznacza przeniesienie Twoich dokumentów/plików na kolejny poziom wydajności i efektywności.

Aby zrobić to w prawidłowy sposób, potrzebujesz bardziej zaawansowanego systemu do przechowywania dokumentów, który może rozszerzyć się na wszystkie lokalizacje i dać pozwolenie i dostęp do dokumentów w dowolnym czasie i miejscu.

Wtedy nadszedł czas, aby rozważyć aspekt automatyzacji. Twoja cyfrowa transformacja będzie wymagała czegoś więcej niż tylko cyfryzacji papierowych dokumentów. Będziesz musiał również sformułować plan dla swoich dokumentów elektronicznych.

 
Szanse są takie, że większość dokumentów, które dziś otrzymujesz, jest w formie elektronicznej, poczynając od pierwszego etapu. Możesz wykorzystać swój projekt transformacji cyfrowej, aby dodać automatyzację do przechwytywania dokumentów, więc nie musisz nawet myśleć o tym przez dłuższy czas.

Wreszcie, cyfrowa transformacja oznacza myślenie o sposobach i metodach na ręczne wyjście z procesów podczas cyfryzacji. Automatyzacja przechwytywania danych może być doskonałą metodą na wydobycie dodatkowych oszczędności i czasu pracowników.

 
Jak bardzo pilna jest cyfrowa konwersja dokumentów?

Bez wątpienia, cyfrowa transformacja może mieć dramatyczne znaczenie dla Twoich dokumentów i plików. Ale jak pilne jest poddanie ich cyfrowej transformacji?

To zależy od twojego towarzystwa. Czy istnieje mandat do cyfrowej transformacji? Gdzie jesteś dzisiaj?

Jeszcze nie zacząłeś?
Pilność konwersji dokumentów będzie zależała od tego, w jakim punkcie znajdują się Państwo przy cyfrowej transformacji w języku laickim. Jeśli wdrożyliście Państwo cyfrową transformację w innych obszarach swojej firmy, kolejnym krokiem może być przekształcenie dokumentu.

Z drugiej strony, jeśli nie rozpocząłeś jeszcze transformacji cyfrowej, twoje dokumenty mogą być dobrym projektem bramowym.

Jaki jest właściwy plan?
Kiedy już wiesz, jak ważna i pilna jest cyfrowa transformacja, możesz rozpocząć pracę nad planem.

Konwersja cyfrowa, podobnie jak adaptacja oprogramowania, wymaga odpowiednich osób, procesów, ludzi i narzędzi.

Dlatego też, gdy zaczniesz pracować nad swoimi planami, upewnij się, że masz odpowiednich ludzi zaangażowanych w całej organizacji/firmie. I nie obawiaj się wykorzystywać ich do pozyskiwania innych.

Po czym można rozpocząć pracę nad logistyką transformacji cyfrowej. Oceń swoje dokumenty już dziś - czy są to dokumenty cyfrowe, papierowe, czy oba? Oceń swoje procesy - czy są one zautomatyzowane czy ręczne? Kiedy już poznasz swoją obecną pozycję, będziesz mógł określić priorytety i zaplanować swój przyszły stan zmian cyfrowych.

Tworzenie środowiska dla właściwej cyfryzacji?
Chmura platformowa jest nieuniknioną częścią każdej cyfrowej transformacji. Coraz więcej środowisk staje się coraz bardziej zróżnicowanych, z chmurą, oprogramowaniem lokalowym i pozadomowym.

Nieuniknione
Planując cyfrową konwersję dokumentów, pliki zastanawiają się, gdzie najbardziej sensowne jest ich przechowywanie! Czy Twoje środowisko zmienia się na chmurę? Wówczas cyfrowa konwersja może być idealnym momentem na umieszczenie dokumentów w tym miejscu. Jeśli większość rzeczy trzymasz w obiekcie, Twoja cyfrowa transformacja również powinna to uwzględnić.