Przejście z zarządzania dokumentami papierowymi na cyfrowe może być zarówno ogromną oszczędnością czasu, jak i kosztów dla każdej organizacji. Przejście z pracy na papierze nie musi być trudne. Przykładem może być wyszukiwanie dokumentów, które mogą znajdować się w dowolnym miejscu w biurze, a nawet poza biurem w pliku, który ktoś zabrał ze sobą do domu - może być wszędzie. Alternatywa? System zarządzania dokumentami, który pozwala na zapisywanie wszelkiego rodzaju plików w centralnej lokalizacji i udostępnianie ich gdziekolwiek i kiedykolwiek jesteś.

Obsługa klienta poprawia się, a mniej czasu traci się na pracę. W jednym miejscu można szybko i łatwo przywołać wymagane dokumenty (w ich oryginalnym formacie), a także zautomatyzować przepływy pracy.

Gdzie są twoje dane i w jakim formacie są teraz?
Gdzie teraz znajduje się cała Twoja kartoteka i jak można ją przekształcić w formę elektroniczną? Szanse są takie, że papier jest dziurkowany, przyklejany do plików, a następnie umieszczany w szafce na dokumenty (do wyboru w całym biurze) lub przyklejany na półkach. Wszystkie rodzaje dokumentów papierowych przychodzą do biura z zewnątrz, a wszystkie rodzaje dokumentów są tworzone wewnętrznie.

Wiele dokumentów jest już w formie elektronicznej - dołączane do e-maili lub w treści wiadomości, lub tworzone w innych programach, takich jak Excel, Word, itp. Śledzenie i archiwizowanie wszystkich dokumentów związanych z klientem lub projektem może być prawdziwym wyzwaniem.

Usprawnienie procesu?
Gdzie są nieefektywności w biznesie? Wszystkie procesy wykonywane ręcznie, które wymagają ludzkiej interwencji i przekazywania papieru z jednej pary rąk do drugiej, są z natury rzeczy nieefektywne i czasochłonne. Drukowanie wszystkiego - e-maili, dokumentów Excel itp. jest również nieefektywne i potencjalnie kosztowne. Konieczne jest zidentyfikowanie procesów i rozważenie, w jaki sposób można zrobić to "lepiej".

Zdigitalizuj papier i przestań tworzyć więcej
Istniejące pliki papierowe mogą być skanowane i konwertowane do formatu elektronicznego. Istnieje możliwość wyboru - narysować linię na piasku i zmienić metodologię w przód lub zeskanować wszystko wstecz. Może się to wydawać poważnym zadaniem, ale dokumenty mogą być dramatycznie wybielone, a cały proces może zostać zlecony specjalistycznej firmie skanującej.

Zatrzymaj drukowanie i zachowaj pliki elektroniczne. Jeśli papier musi zostać wydrukowany np. na spotkanie, należy go potem zeskanować z powrotem do systemu lub rozdrobnić. Nie należy go przechowywać!

Kto ma dostęp do plików elektronicznych?
Prawdopodobnie nie wszystkie dokumenty zostaną udostępnione wszystkim; nie wszyscy muszą widzieć na przykład konta lub wyciągi bankowe. Podobnie jak szafka na dokumenty może zostać zablokowana, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi, systemy zarządzania dokumentami umożliwiają ustawienie uprawnień do ograniczania dostępu.

Klient lub klient będzie chciał uzyskać dostęp do określonych plików, więc załadowanie dokumentów do bezpiecznego portalu, dostępnego za pomocą loginu i hasła użytkownika, udostępnia je w razie potrzeby.

Integracja Twoich aplikacji
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami powinno łatwo integrować się z WSZYSTKIMI krytycznymi aplikacjami biznesowymi. Niezwykle przydatna jest możliwość wysyłania dowolnego rodzaju dokumentów z poziomu głównych narzędzi wykorzystywanych w biznesie, np. przycisków wbudowanych w programy Word, Excel i Outlook. Również inne dokumenty dowolnego typu powinny być w stanie zostać zapisane, tak aby system zarządzania dokumentami zawierał wszystko.

Wniosek
System zarządzania dokumentami jest często pomijany, ale w szybko zmieniającym się i ciągle zmieniającym się świecie elektronicznym, szybko staje się niezbędnym narzędziem do konsolidacji wszystkich danych.